📅 Plan de structuration Google Workspace

✨ Objectif général

Structurer un environnement numérique sécurisé, efficace et collaboratif, incluant :

la gestion des courriels,
la création d'un Drive partagé,
la migration des documents,
et la sécurisation des données sensibles (clients, formations).

Les grandes étapes du projet

Étape 1 : Évaluation des accès actuels

⏱ Temps estimé : 1h à 3h

📌 Moyen : via le formulaire ci-dessous pour identifier les accès et usages externes.

Étape 2 : Migration des données existantes

⏱ Temps estimé : 30 min à 2h par employé

📌 Moyen : via des rencontres individuelles avec chaque employé et le tri des documents.

Étape 3 : Création du Drive partagé

⏱ Temps estimé : 1h à 1.5h

📌 Moyen : en utilisant les informations du formulaire pour bâtir la structure et les groupes.

Étape 4 : Sécurité et accès

⏱ Temps estimé : 1h à 6h + 10 à 30 min par employé

📌 Moyen : création des groupes, configuration des accès sécurisés, activation de la double authentification et mise à jour des mots de passe.

Formulaire d'analyse et de planification

Pour l'équipe Attitude Massothérapie

Comment remplir ce formulaire

Vos réponses nous permettront de réaliser les étapes décrites ci-dessus. Prenez le temps de répondre avec le plus de détails possible.

Informations de contact

Email de contact principal

Nom de l'entreprise

Section 1 : Partage de fichiers et dossiers

Indiquez ici toutes les personnes ou entreprises externes avec qui vous partagez déjà, ou avec qui vous devrez partager des dossiers numériques.

A) Collaborateurs professionnels et administratifs

Comptable, avocat, assureur, consultants, etc.

Type de collaborateur	Nom (personne/entreprise)	Courriel	Documents partagés

B) Partenaires opérationnels et fournisseurs

Graphiste, agence web, formateurs externes, partenaires, etc.

Type de collaborateur	Nom (personne/entreprise)	Courriel	Documents partagés

C) Partage avec la clientèle

Pensez aux formulaires d'admission, suivis de dossier, etc.

Description du partage	Méthode de partage (courriel, lien, etc.)

D) Partages par lien public ("Toute personne disposant du lien")

Utilisez-vous actuellement des partages par lien "public" ?

Oui Non Je ne sais pas

Si oui, pour quel type de documents et pour quel usage ?

Section 2 : Accès aux outils collaboratifs

A) Accès aux courriels partagés

Indiquez les noms et rôles de toutes les personnes qui ont accès aux courriels partagés suivants :

Adresse courriel	Personnes avec accès et leurs rôles
info@attitudemassotherapie.com
adjservices@attitudemassotherapie.com
coordination@attitudemassotherapie.com
adj.formation@attitudemassotherapie.com
secretariat@attitudemassotherapie.com

B) Utilisation de courriels externes

Est-ce que des employés utilisent une adresse courriel personnelle (ex: @gmail.com, @hotmail.com) pour répondre à des clients ou partager des informations de l'entreprise ?

Oui Non Je ne sais pas

Si oui, veuillez indiquer quels employés et pour quel type de communication :

C) Partage d'agendas (Google Agenda)

Des agendas de l'entreprise sont-ils partagés avec des personnes externes ?

Oui Non Je ne sais pas

Si oui, qui sont ces personnes et quel niveau d'accès ont-elles ?

Section 3 : Applications tierces connectées

Parfois, nous utilisons nos comptes Google pour nous connecter à d'autres sites (Canva, Calendly, etc.). Ces applications peuvent demander l'accès à nos données.

1. Cliquez ici pour vérifier les applications sur votre compte

2. Listez ci-dessous toute application qui vous semble inconnue, suspecte, ou qui n'est plus utilisée :

N'hésitez pas à demander à vos collègues de vérifier également leurs comptes.

Section 4 : Compte administrateur de secours

Pour éviter tout blocage du système en cas de perte d'accès au compte principal, il est crucial d'avoir un plan B.

Utiliser un compte existant

Créer un nouveau compte (admin-urgence@...)
⚠️ Frais supplémentaires : ~9$/mois avec votre forfait Basic

Ne pas ajouter de compte pour le moment
(Non recommandé)

Section 5 : Préparation à la migration des données

Ces questions nous aideront à estimer l'effort requis pour centraliser les documents de toute l'équipe.

Combien d'employés ont des documents de travail à migrer ?

Où sont principalement stockés les documents de travail actuellement ?

Cochez tout ce qui s'applique.

Google Drive ("Mon Drive" de chaque employé) Sur les ordinateurs locaux (Bureau, Documents, etc.) Sur des disques durs externes Un autre service cloud (Dropbox, OneDrive, etc.)

Comment décririez-vous l'organisation actuelle des fichiers de l'équipe ?

Très bien organisée (dossiers clairs, facile à trouver) Un peu en désordre (mélange de dossiers et de fichiers, recherches fréquentes) Très chaotique (difficile de s'y retrouver, beaucoup de doublons)

Quels sont les types de documents les plus importants à migrer en priorité ?

Section 6 : Conception de la structure du Drive partagé

Aidons-nous à bâtir une structure de dossiers logique et intuitive pour toute l'entreprise.

Quelles seraient les grandes catégories de dossiers pour votre entreprise ?

Ce seront les dossiers principaux de votre Drive partagé. Cochez et ajoutez si nécessaire.

Administration (RH, compta, légal) Formations (contenu, inscriptions) Marketing et communications Opérations et services clients Projets Direction (rapports, stratégies)

Pour chaque catégorie, qui devrait y avoir accès ?

Cela nous aidera à définir les permissions de base.

Catégorie de dossier	Qui peut ajouter/modifier ?	Qui peut seulement voir ?

Avez-vous une idée pour une méthode de nommage des fichiers ?

Avoir une convention aide à garder les choses ordonnées.

📅 Plan de structuration Google Workspace

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Les grandes étapes du projet

Formulaire d'analyse et de planification

Informations de contact

Section 1 : Partage de fichiers et dossiers

A) Collaborateurs professionnels et administratifs

B) Partenaires opérationnels et fournisseurs

C) Partage avec la clientèle

D) Partages par lien public ("Toute personne disposant du lien")

Section 2 : Accès aux outils collaboratifs

A) Accès aux courriels partagés

B) Utilisation de courriels externes

C) Partage d'agendas (Google Agenda)

Section 3 : Applications tierces connectées

Section 4 : Compte administrateur de secours

Section 5 : Préparation à la migration des données

Section 6 : Conception de la structure du Drive partagé

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